19 Juli 2024

Kegiatan 3

Pengenalan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Tujuan

Melalui Tema Kebekerjaan Dengan Sub Tema SOP Industri/ kerja. Peserta Didik mampu mengetahui budaya kerja melalui kompetensi literasi digital untuk mendukung kegiatan usaha/pekerjaannya. 

Dimensi Profil Pelajar Pancasila 

Gotong Royong, Bernalar Kritis 

MATERI AJAR

Pengertian

Pedoman atau manual SOP adalah salah satu modal paling penting bagi organisasi untuk mengendalikan seluruh keputusan dan kegiatan yang dilakukannya dalam koridor yang sistematis dan efektif. Semakin besar organisasi, semakin besar pula tuntutan untuk mempunyai perangkat kontrol yang memadai. Aspek operasi harus sama baik dengan aspek administrasi. Sisi pendapatan harus juga sama baiknya dengan pengendalian biaya. Semua itu hanya bisa terwujud apabila organisasi memiliki panduan yang jelas tentang pengambilan keputusan dan kegiatannya. Sailendra (2015:11) menjelaskan Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

Pengertian

Pedoman atau manual SOP adalah salah satu modal paling penting bagi organisasi untuk mengendalikan seluruh keputusan dan kegiatan yang dilakukannya dalam koridor yang sistematis dan efektif. Semakin besar organisasi, semakin besar pula tuntutan untuk mempunyai perangkat kontrol yang memadai. Aspek operasi harus sama baik dengan aspek administrasi. Sisi pendapatan harus juga sama baiknya dengan pengendalian biaya. Semua itu hanya bisa terwujud apabila organisasi memiliki panduan yang jelas tentang pengambilan keputusan dan kegiatannya. Sailendra (2015:11) menjelaskan Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

Tujuan SOP

1. Meminimalisir Kesalahan

Dengan adanya SOP yang berlaku, harapannya setiap pihak yang ada akan mengikutinya dan paham tentang apa saja yang perlu untuk mereka lakukan. Nantinya, hal ini akan menjadi salah satu cara untuk meminimalisir kesalahan.

2. Karyawan Lebih Mudah Mengetahui Tentang Pekerjaan Mereka

Berkaitan dengan cara mengurangi kesalahan. Hal ini salah satunya karena setiap karyawan akan paham tentang apa saja yang perlu mereka lakukan.

Hal ini selain bisa meminimalisir kesalahan juga bisa menjadi cara untuk meningkatkan kinerja dari karyawan.

3. Karyawan Baru Akan Mudah Beradaptasi

Dengan adanya panduan ini, setiap karyawan baru akan bisa langsung tahu apa saja yang menjadi hak dan tanggung jawab mereka. Mereka juga akan menjadi lebih mudah mengetahui tentang detail pekerjaan yang perlu mereka kerjakan.

4. Membantu Perusahaan Mencapai Target

Dengan adanya SOP, maka salah satu tujuannya adalah membantu perusahaan untuk mencapai target yang mereka tetapkan. Panduan ini akan berisi panduan bagaimana bekerja dengan efektif dan efisien.

 

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)

Menurut penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:

Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.

SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.

Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.

Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.

Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.

Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.

Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Prinsip dalam Menyusun SOP

1. Jelas dan Mudah Dipahami

Dalam penerapannya juga setiap langkah yang ada di panduan ini haruslah mengandung penjabaran yang rinci agar mudah dilaksanakan. Selain itu, pembuatan panduan ini juga sebaiknya menggunakan bahasa yang sederhana dan tidak berbelit-belit.

2. Efektif dan Efisien

Setiap prosedur kerja yang ada di SOP haruslah dibuat dengan efisien. Hal ini guna menjaga efisiensi waktu, tenaga, dan tentunya biaya. Namun, efisiensi ini juga akan sangat berkaitan dengan efektivitas. Dalam hal ini, maka target perusahaan haruslah menjadi patokan paling tinggi.

3. Keselarasan

Keselarasan ini salah satunya yang berkaitan dengan tujuan dari perusahaan. Selain itu, Keselarasan ini juga berkaitan dengan visi, misi, sumber daya, dan juga beberapa hal lain.

4. Dinamis

Dalam hal ini berarti SOP bisa berubah sewaktu-waktu. Tentunya perubahan ini terjadi dengan pemberitahuan sebelumnya.

5. Terukur

Prinsip terukur dalam pembuatan aturan ini juga menjadi penting, salah satunya sebagai bahan evaluasi. Dengan adanya ukuran yang jelas, maka akan mudah menilai apakah aturan yang ada masih relevan atau tidak.

6. Terbuka

Salah satu prinsip lainnya yang perlu menjadi perhatian ketika membuat SOP adalah keterbukaan. Itu artinya setiap aturannya haruslah bersifat transparan.

7. Kepastian Hukum

Selain masalah prosedur kerja, SOP juga biasanya akan mengatur jika terjadi kesalahan. Dalam hal ini maka di dalamnya juga akan berisi hukuman. Setiap hukuman yang ada tentunya harus sesuai dengan hukum yang berlaku.

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

1. Menentukan Anggota Tim

Biasanya Human Resources Department atau HRD yang paling terlibat dalam proses ini. Anggota tim lainnya bisa berasal dari masing-masing kepala departemen, karena mereka bertanggung jawab atas bawahan, mengetahui cara kerja dan prosedur lainnya.

2. Pemetaan Proses Bisnis

Setelah terbentuk, tim ini akan mempelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam perusahaan.

3. Pengumpulan Data Dokumentasi

Setelah mendapatkan gambaran besar hingga mikro dari proses-proses yang terjadi dalam perusahaan, semua data dan dokumen dicatat dengan detail. Mulai dari dokumen yang digunakan (akunting, penjualan, retur, invoice, dll) hingga nama dan nomor/kode dokumen.

4. Buat Flowchart dan Narasi

Data yang telah terkumpul divisualisasikan dengan flowchart sehingga memudahkan untuk melihat hubungan antar proses/departemen.

5. Review Flow Chart dan Narasi

Flow Chart dan Narasi yang sudah selesai diperiksa ulang dengan cara membagikannya ke masing-masing departemen untuk diperiksa, karena mereka yang sehari-harinya bekerja sesuai dengan aturan SOP tersebut.

6. Simulasi SOP

Setelah proses perbaikan dan feedback telah selesai dilakukan, saatnya untuk uji coba. Setiap bagian SOP dilakukan dan harus sesuai dengan yang sudah ditetapkan. Bila terjadi ketidak samaan dalam pelaksanaan dan kondisi sebenarnya, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui.

7. Penetapan SOP

Finalisasi Standar Operasional Prosedur harus diimplementasikan dengan segera untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan memiliki sistem (SOP) yang baik, karyawan dapat bekerja sesuai arahan, lebih teratur, dan menghindari kebocoran dalam perusahaan.

https://iso-hoankiem.gov.vn/qlqtmedia/?login=pulsa88 https://iso-hoankiem.gov.vn/qlqtmedia/?login=mpoid https://smkpgri1surabaya.sch.id/ppdb/vendor/?ppdb=tron4d